Nous avons reçu plusieurs demandes concernant la question de savoir si les notes personnelles et les courriels des comités de recherche/sélection pour les postes administratifs supérieurs relèvent de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).

Recommandation

Après avoir consulté l’ACPPU et notre conseiller juridique, et pour les raisons décrites ci-dessous, l’APCMC est d’avis que ces documents ne relèvent pas de la LAI.

À ce titre, les membres du comité devraient refuser de divulguer de tels documents au motif que les documents :

(1) Ne sont pas « des documents relèvant de l’administration fédérale » au sens de l’art. 4(1) de la LAI; ou autrement,

(2) Contiennent des renseignements personnels au sens de l’art. 19(1) de la LAI.

1. Documents relèvant de l’administration fédérale

Le droit d’accès aux documents en vertu de la LAI ne s’applique qu’aux documents « relèvant de l’administration fédérale ». La Cour suprême du Canada a statué que lorsqu’un document n’est pas en la possession matérielle d’une institution fédérale, il peut néanmoins être considéré comme relevant de son contrôle si « le contenu des documents se rapporte à une affaire ministérielle » et que l’institution pouvait « raisonnablement s’attendre à obtenir une copie du document sur demande ».

Lorsqu’il n’y a pas d’antécédents de personnes ayant divulgué des notes personnelles de réunions de candidature au Collège ou d’indication que le Collège a établi des normes concernant la rédaction ou le stockage de ces notes, le Collège ne peut raisonnablement s’attendre à les obtenir sur demande. Par conséquent, les notes personnelles ne peuvent être considérées comme relèvant de l’administration fédérale.

De même, les courriels ne peuvent être considérés comme relèvant de l’administration fédérale lorsqu’il n’existe aucune coutume ou pratique du Collège demandant ou s’appuyant sur les courriels des membres concernant les candidats à des postes administratifs supérieurs. C’est particulièrement le cas dans le contexte de la liberté universitaire.

2. Exemption relative aux renseignements personnels

En vertu du paragraphe 19(1) de la LAI, les institutions fédérales doivent refuser la divulgation de tout document demandé contenant des renseignements personnels. La définition de « renseignements personnels » en vertu de la LAI est la même qu’en vertu de l’art. 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui comprend les « antécédents professionnels » d’une personne, « les idées ou opinions d’autrui sur lui » ou tout « renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ».

Bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoie une exception pour les opinions personnelles « exprimées au cours de son emploi », la Cour suprême du Canada a statué que cette exception ne s’applique pas aux évaluations d’emploi ou aux notes d’entrevue, car elles se rapportent à la compétence de l’individu plutôt qu’à son poste. ou des fonctions.

RÉSUMÉ

L’APCMC communique avec le Collège pour confirmer notre compréhension commune de la LAI. Dans l’intervalle, nous exhortons les membres à se manifester s’ils sont invités à fournir des notes personnelles ou des courriels liés aux comités de sélection ou autres.

Les questions ou commentaires doivent être adressés à la Présidente de l’APCMC à luu@cmcfa-apcmc.ca.